POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

INTRODUCCIÓN

La Fundación Forjando Futuros (En adelante LA FUNDACIÓN) en cumplimiento a la ley colombiana y en especial la Ley 1581 de 2012, que Reglamenta el Derecho de Habeas Data, y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que Reglamenta el Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar el derecho a la intimidad, la privacidad, el buen nombre, la imagen, la autodeterminación y libertad informática, así como a mantener una información autorizada, completa, actualizada, no parcializada y veraz sobre los titulares de los datos personales de los que haga tratamiento, establece la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales, que pone a disposición de sus grupos de interés, a través de sus canales de comunicación.

Así mismo, el documento promueve valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad y manejo adecuado de la información personal que es utilizada por la organización para el cumplimiento de sus objetivos corporativos.

En este orden de ideas, la política busca garantizar que las personas naturales y jurídicas con las que interactúa LA FUNDACIÓN conozcan las finalidades y condiciones de uso y tratamiento que de los datos personales se realizan en el desarrollo del objeto social, se informen sobre quiénes son los encargados y responsables del Tratamiento de sus datos y cuenten con los instrumentos para que ejerciten el derecho de decisión y control que tienen sobre la información, uso y destino de sus datos personales.

Adicionalmente, la política incluye aspectos básicos de índole normativo, y anexos que dan claridad sobre el porqué se obtiene la información personal en LA FUNDACIÓN, los esquemas de procedimientos que permiten la autorización del dato por cuenta de su Titular y, las garantías e instrumentos para asegurar la vigencia de los derechos fundamentales protegidos por las mencionadas disposiciones.

OBJETO

La presente Política tiene como objetivo el adecuado tratamiento de los datos personales recolectados por parte de FUNDACIÓN FORJANDO FUTUROS en desarrollo de su objeto social, dando cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales.

ALCANCE

La presente política será de obligatorio cumplimiento para todo tratamiento de datos personales que realicen los colaboradores, practicantes, aprendices y demás personas que tengan algún tipo de vinculo contractual con LA FUNDACIÓN, en desarrollo del objeto social de la Fundación. De igual manera, LA FUNDACIÓN manifiesta que garantiza los derechos a la privacidad, intimidad, buen nombre, y autonomía; como consecuencia, el tratamiento de datos se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad y confidencialidad.

En ejercicio de su objeto social, LA FUNDACIÓN realizará el tratamiento de datos personales de sus colaboradores, contratistas, proveedores, Usuarios, visitantes, personas beneficiadas de los proyectos que ejecuta y demás que tengan alguna relación.
Para realizar el tratamiento de datos, se obtendrá la autorización mediante diferentes medios, tales como, pero sin limitarse a, documento físico o electrónico, sitios web, o mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma, los datos no se hubieran tratado.
LA FUNDACIÓN estará facultada para compartir con terceros con los cuales se tenga una relación contractual, los datos recolectados, siempre y cuando, esto sea necesario para el cumplimiento del objeto contratado.
LA FUNDACIÓN podrá realizar la recolección de imágenes y video a través de su sistema de monitoreo y vigilancia que se encuentra dentro de sus instalaciones.

AVISO DE PRIVACIDAD

LA FUNDACIÓN comunica a los titulares de datos personales, que, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, ha adoptado Políticas de Tratamiento de datos personales, e implementado los mecanismos para su aplicación, garantía, acceso y atención a PQRS que versen sobre dicho tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La Fundación Forjando Futuros identificada con NIT #811.034.746-4, es una entidad privada sin ánimo de lucro, de duración indefinida, regida por la Constitución Política de Colombia, las Leyes, los Estatutos y sus Reglamentos Internos, tiene como misión: “Consolidar y fortalecer la democracia, la paz, y el desarrollo económico, social, cultural y político de los colombianos. Considerando como fundamentos la Justicia Social, la Participación Ciudadana, la Convivencia Pacífica, la Equidad y la Solidaridad”.

CANALES DE ATENCIÓN

Razón Social: Fundación Forjando Futuros

Nit: 811.034.746-4

Dirección: Calle 33 No. 78 – 45 Oficina 302

Teléfono: 604 408 58 77

Correo electrónico: juridica@forjandofuturos.org

Departamento responsable: Coordinación Jurídica

DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política, a continuación, se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por LA FUNDACIÓN, dirigida al Titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando LA FUNDACIÓN, ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: la transmisión tiene lugar cuando LA FUNDACIÓN en su calidad de responsable comunica los datos dentro o fuera del territorio de Colombia a un encargado que por cuenta de LA FUNDACIÓN tiene por objeto la realización de un Tratamiento.

PRINCIPIOS

Para la recopilación, manejo y supresión de datos personales, LA FUNDACIÓN actuará de conformidad con los principios establecidos en la ley:

Legalidad: Para el Tratamiento de los datos personales, LA FUNDACIÓN se sujetará a lo establecido en la ley y demás disposiciones.
Finalidad: LA FUNDACIÓN informará al Titular la finalidad del Tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
Libertad: LA FUNDACIÓN ejercerá el Tratamiento de los datos personales únicamente con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular; o por mandato legal o judicial.
Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento de los datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: LA FUNDACIÓN garantiza al Titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento que LA FUNDACIÓN dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución, los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable, para brindar un conocimiento restringido al Titular o terceros autorizados.
Seguridad: la información sujeta a Tratamiento por LA FUNDACIÓN será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias, otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el Tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. LA FUNDACIÓN garantizará los medios necesarios para mantener dicha confidencialidad.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Esta política es aplicable en todos los procesos y procedimientos desarrollados en el marco del objeto social de LA FUNDACIÓN. La Entidad recolecta, almacena, usa, maneja, transfiere, trasmite y suprime datos personales con las siguientes finalidades:

EN RELACIÓN CON LA NATURALEZA Y GESTIÓN CORPORATIVA DE LA FUNDACIÓN:

El Tratamiento de datos personales se realiza en el marco del desarrollo de los objetivos contemplados en el CAPÍTULO IV, ARTÍCULO 5° “OBJETIVOS”, contemplados en los Estatutos de LA FUNDACIÓN y que al pie de la letra dicen:

“Contribuir con la construcción, fortalecimiento y consolidación de procesos sociales que apunten al desarrollo económico, social, cultural y político de los colombianos dentro de un marco pacífico y democrático.

ARTÍCULO 6: ESPECÍFICOS:

Prestar servicios jurídicos a población vulnerable, en especial a víctimas de graves violaciones de Derechos Humanos (DDHH) y Derecho Internacional Humanitario (DIH), brindando asesoría y representación judicial y/o administrativa ante los despachos judiciales y extrajudiciales de protección de derechos humanos.
Promover y defender los derechos fundamentales y el Derecho Internacional Humanitario, buscando con ello una vida justa, digna y democrática para todos/as
Promover la Tolerancia, la convivencia pacífica, la solidaridad, la responsabilidad para contribuir al desarrollo y la equidad social en todos sus ámbitos y promover una solución pacífica y negociada del conflicto armado Colombiano.
Promover, atender e impulsar políticas a favor de las víctimas de la violencia en Colombia y en especial por las personas afectadas por cualquier manifestación de violencia, en dirección a que ellas puedan obtener una reparación integral que incluya la verdad y la justicia.
Promover y generar mecanismos de aplicación de políticas en perspectiva de género.
Promover la interculturalidad y rechazar el racismo y la xenofobia.
Promover la utilización de mecanismos de participación, justicia alternativa que promueva y respete los derechos humanos y derecho internacional humanitario, resolución pacífica de conflictos y organización social y política de las comunidades.
Fomentar el diseño de planes y programas de desarrollo que contribuyan a elevar la calidad de vida de la población colombiana.
Promover la democratización y modernización de las instituciones políticas a nivel local, departamental y nacional.
Promover el cuidado y la racionalización de los recursos naturales a través de una perspectiva ambiental.
Diseñar y coordinar con las entidades correspondientes la aplicación de programas y proyectos encaminados a la solución de problemas de infraestructura en el área de vivienda, educación, salud y afines”

8.2.1. Gestión del talento humano

El Tratamiento de los datos personales se realizará para la selección, vinculación, gestión de desempeño de funciones y comunicaciones, retiro o terminación de las relaciones jurídicas que tenga con sus empleados, exempleados, aspirantes a cargos, practicantes, pasantes, entre otros.

8.2.2. Gestión de la seguridad y la salud en el trabajo (GSS)

El Tratamiento de datos personales se realizará para la implementación de los requisitos exigidos por la normativa y la ejecución de los programas de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

Base de datos empleados: El Tratamiento de datos personales específicamente para los empleados de LA FUNDACIÓN, se efectuará no sólo para los procesos de selección y vinculación, sino también para desarrollar todo tipo de programas de formación y capacitación que potencien el desempeño del talento humano. Por otra parte, los datos personales podrán ser utilizados para la apertura y desarrollo de los procesos disciplinarios a que haya lugar, según los reglamentos establecidos para ello en la organización.

8.2.3 Gestión de finanzas y contabilidad

El Tratamiento de los datos personales se realizará para todo tipo de actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago. Así mismo, se utilizarán para el pago de empleados, proveedores y contratistas.

8.2.4 Gestión de infraestructura física y tecnológica

El Tratamiento de datos personales se realizará para la planeación, montaje y puesta en operación de la infraestructura informática y de seguridad electrónica, y el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipamientos instalados. De igual forma, el tratamiento se efectuará para identificar la necesidad de soporte y gestionar las alternativas de solución.

8.2.5. Base de datos Proveedores y contratistas: El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de bienes y servicios que LA FUNDACIÓN requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normativa vigente.

El Tratamiento de datos se realizará para el desarrollo de actividades de pago, cobranza, gestión de crédito y cartera entre otras actividades necesarias para la operación de LA FUNDACIÓN.

8.2.6. Gestión comercial y facturación

El Tratamiento de los datos personales se realizará para la ejecución de la estrategia comercial de la organización. Durante las visitas, para validar necesidades de las comunidades y proponer soluciones, ofrecer servicios y/o cualquier tipo de propuesta que requiera la recolección de datos personales de diversos tipos. Por otra parte, en el proceso de formalización de servicios prestados por LA FUNDACIÓN y el registro de las personas y/o comunidades beneficiarias de dichos servicios, también se dará tratamiento de datos personales.

8.2.7. Gestión comunitaria de atención y servicio a las partes interesadas

Se dará tratamiento a los datos personales de las comunidades, con el fin de evaluar la calidad y/o aceptación de los bienes y/o servicios prestados, mediante encuestas de satisfacción o cualquier otro medio. En el proceso de atención de peticiones, quejas o reclamos de las comunidades, se dará tratamiento de los datos personales conforme a la ley, y la constitución. Igualmente, se dará tratamiento de datos personales cuando un proyecto que se está ejecutando requiere de la información de las personas a las que va dirigidas las acciones o que están siendo beneficiarias de las acciones promovidas.

8.2.8. Gestión de compras

El Tratamiento de los datos personales, se realizará para adelantar todo el proceso de compras de bienes y/o servicios de LA FUNDACIÓN.

8.2.9. Mercadeo y publicidad

El tratamiento de los datos personales podrá adelantarse para desarrollar todo tipo de campañas de carácter promocional y/o en la ejecución del objeto social. Así mismo, se dará tratamiento a datos personales para el envío de información promocional o en ejecución de programas de fidelización y/o profundización de las comunidades.

Bases de datos de Comunidades: El Tratamiento de los datos personales se realizará con el fin de ejecutar actividades propias del proceso de Gestión relacionado con los proyectos que ejecuta LA FUNDACIÓN en beneficio de las comunidades.

8.2.10. Seguridad en las instalaciones de LA FUNDACIÓN

El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Fundación FF.

LA FUNDACIÓN se compromete a no dar Tratamiento a datos personales para finalidades diferentes a las que se encuentran descritas en estas políticas, sin obtener la autorización expresa e inequívoca del Titular.

TITULAR

Para los efectos de estas políticas, se entenderán como Titulares de los datos personales, todas las personas que aparezcan registradas en las bases de datos de LA FUNDACIÓN: I) Socios II) empleados; III) proveedores; IV) las comunidades a quienes se les presta servicios; V) los aliados.

En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el Tratamiento de sus datos personales. En el Tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal.

TRATAMIENTO AL CUAL ESTÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, LA FUNDACIÓN establece en estas políticas los siguientes procedimientos e instrumentos:

RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, LA FUNDACIÓN recogerá los datos personales siempre que obtenga la autorización de su Titular, limitándose a aquellos datos personales que son pertinentes o adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. LA FUNDACIÓN no utilizará medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

El proceso de recolección se realizará mediante el diligenciamiento de solicitudes de vinculación a las bases de datos, encuestas o formularios de forma telefónica, digital, presencial y/o cualquier otro medio adecuado (videos y/o fotografías), sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada una de las finalidades para las que es recogido el dato personal. A partir del momento en que el Titular de los datos personales autorice a LA FUNDACIÓN la recolección y el Tratamiento de sus datos personales, estos podrán ser usados por la organización en toda actividad relacionada con su objeto social.

AUTORIZACIÓN

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, LA FUNDACIÓN dará Tratamiento a los datos personales, previa autorización informada y expresa del Titular, la cual estará redactada en lenguaje claro y sencillo y deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico, digital o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior, a más a tardar antes del momento de su recolección.

Al momento de solicitar al Titular la autorización, Fundación FF deberá informarle de manera clara y expresa los datos personales que serán recolectados y las finalidades específicas al cual serán sometidos; así como los derechos que tiene como Titular y los medios a través de los cuales puede ejercerlos.

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier dato personal sensible solicitado por LA FUNDACIÓN, relacionado entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

LA FUNDACIÓN contará con previa autorización y notificación del Titular, a efectos de reportarlo ante las centrales de riesgo como CIFIN, DATACREDITO y PROCREDITO o cualquier otra Entidad de riesgo crediticio existente o por existir.

LA FUNDACIÓN podrá suministrar la información de los datos personales del Titular a sus causahabientes, representante legal o apoderado general, o terceros autorizados por éste o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, LA FUNDACIÓN le comunicará al Titular de los datos personales, de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

LA FUNDACIÓN podrá continuar con el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en estas políticas, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) datos o bases de datos de naturaleza pública, (ii) información requerida por mandato de autoridades públicas administrativas o por orden judicial, (iii) casos de urgencia médica o sanitaria, (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, entre otros de naturaleza pública.

CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

LA FUNDACIÓN conservará los datos personales en sus repositorios análogos y/o digitales, teniendo en cuenta el nivel de riesgo, tomará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar a los Titulares de la información la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros. LA FUNDACIÓN dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.

Así mismo, manifiesta que su portal Web puede contener vínculos a páginas Web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del Titular de los datos personales conocer en los portales Web, las políticas relacionadas con la protección y el Tratamiento de su información. En el sitio web de LA FUNDACIÓN, se implementarán las instrucciones para que cada usuario o Titular de los datos personales interactúen con los mismos y presenten sus solicitudes sobre cualquier tipo de corrección, modificación y supresión, conforme a lo establecido en estas políticas.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA ADOPCIÓN DE ESTAS POLÍTICAS

LA FUNDACIÓN cumplirá con el aviso de solicitud de autorización exigido por la normativa vigente en materia de protección de datos, con el fin de continuar dando Tratamiento a las bases de datos conformadas antes de la vigencia de la Ley 1581 de 2012, por intermedio de los canales establecidos en estas políticas.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR

El Titular de los datos personales o de la obligación crediticia adquirida con Fundación FF, tendrá derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Fundación FF a través de los canales establecidos en estas políticas. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar a LA FUNDACIÓN prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
Ser informado por LA FUNDACIÓN previa solicitud presentada mediante los canales dispuestos en estas políticas, sobre el uso que se les da a sus datos personales.
Presentar consultas ante LA FUNDACIÓN, e interponer quejas ante la entidad encargada de la protección de los datos personales.
Solicitar la revocatoria y supresión de sus datos personales cuando LA FUNDACIÓN incurra en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
Acceder de manera gratuita e ilimitada mediante los canales dispuestos en estas políticas a los datos personales que sean objeto de Tratamiento.
Presentar a la SIC, quejas por violaciones a esta Política y a las normas que regulan la materia.
Salvo en los casos expresamente autorizados, exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.

DEBERES

El Titular de los datos personales, deberá mantener actualizada, su información y garantizar, en todo momento a LA FUNDACIÓN, la veracidad de la misma. LA FUNDACIÓN no se hará garante, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el Titular.

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

13.1. Responsable del Tratamiento

LA FUNDACIÓN será el responsable del Tratamiento de los datos personales y en tal condición adquiere las siguientes obligaciones:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; Adoptar una política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

13.2. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

La Dirección de LA FUNDACIÓN a través del área jurídica, en asocio con las áreas: administrativa, comunicaciones, seguimiento a la ejecución de contratos y contratación nacional e internacional, será la encargada del Tratamiento de los datos personales, por cuenta de LA FUNDACIÓN. A estos encargados se le suministrará información personal de los Titulares que reposen en una base de datos. Así mismo, deberá monitorear y actualizar las finalidades para el Tratamiento de los datos personales en la empresa.

El empleado encargado de dicha área llevará un informe de las bases de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones:

Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda, a fin de garantizar al Titular el pleno y efectivo derecho.
Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
Conservar copia o respaldo de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos personales.
Garantizar que la información objeto del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales.
Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los Titulares de los datos personales.
Aplicar el procedimiento exigido por la ley en caso de reclamaciones o de procesos administrativos o judiciales relacionados con el Tratamiento de datos personales de los Titulares, así como, cuando exista violación a los códigos de seguridad y exista riesgo en la administración de la información de los Titulares.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
Establecer las medidas que deberán tomarse al interior de LA FUNDACIÓN, en cada uno de los procesos y procedimientos, en los que haya lugar al Tratamiento de datos personales de Titulares.
Suscribir acuerdos de confidencialidad con quienes manejen la información relacionada con el Tratamiento de datos personales.
Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
Los demás consagrados en la ley.

14.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El procedimiento y los instrumentos para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la utilización son los siguientes:

CANALES DE COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Las actividades de Tratamiento de datos personales podrán ser realizadas por LA FUNDACIÓN a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normativa vigente.

LA FUNDACIÓN establece como canales de comunicación con los Titulares:

Página web: www.forjandofuturos.org

Correo electrónico: juridica@forjandofuturos.org

PBX (57+4) 4085877

PBX (57+4) 4087669

CONSULTAS Y RECLAMOS

Las consultas y reclamos que se realicen a LA FUNDACIÓN deberán dirigirse al correo electrónico juridica@forjandofuturos.org. En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono (57+4) 4085877 o dirigirse a la Carrera 33 # 78 – 45 Of. 302; Medellín – Antioquia.

Las consultas realizadas por el Titular de los datos personales o sus causahabientes serán atendidas por LA FUNDACIÓN en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo LA FUNDACIÓN informar previamente al interesado.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de Fundación FF debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en estas políticas, podrán presentar un reclamo ante el Analista de comunicaciones y mercadeo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la coordinación jurídica, en los canales de comunicación previstos en esta política, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos adjuntos que se requiera.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, debiendo el área de servicio al cliente informar al interesado los motivos de la demora.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al Analista de comunicaciones y mercadeo en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Antes de acudir a la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el Titular debe tramitar inicialmente su reclamo ante Fundación FF a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de LA FUNDACIÓN, en virtud del desarrollo de su objeto social y de las relaciones que establezca. LA FUNDACIÓN dependiendo de las obligaciones adquiridas en el marco de estas relaciones, actuará como responsable o encargada de los datos personales dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma es la que los recaba.

DERECHO DE HABEAS DATA.

Estas políticas acogen la definición del Artículo 15 de la Constitución Política, según la cual el Habeas Data es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, tanto de entidades públicas como privadas. Así mismo y de acuerdo con la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, este derecho comprende otras facultades como las de autorizar el Tratamiento, incluir nuevos datos, excluirlos o suprimirlos de una base de datos o archivo.

El alcance de Habeas Data en estas políticas incluye también el denominado “hábeas data financiero”, entendido como el derecho que tiene todo individuo a conocer, actualizar y rectificar su información personal, comercial, crediticia, y financiera contenida en centrales de información públicas o privadas, que tienen como función recopilar, tratar y circular esos datos con el fin de determinar el nivel de riesgo financiero de su Titular.

Finalmente, el derecho de Hábeas Data, para estas políticas, abarca desde una perspectiva más amplia que la financiera y crediticia, la facultad que tiene el Titular de controlar la información que de sí mismo se ha recolectado en cualquier base de datos o archivo, administrado por Entidades privadas o públicas.

IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

LA FUNDACIÓN ha identificado las siguientes bases de datos:

Base de datos con información pública: Los datos contenidos en los registros públicos provienen del cumplimento de una función reglada, cuyos formularios y procedimientos cumplen una finalidad de publicidad y oponibilidad. Estos datos son de carácter público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del Titular para su Tratamiento. Así mismo, se entiende que tienen la misma naturaleza de datos públicos los registros que con posterioridad se deleguen a LA FUNDACIÓN.

Bases de datos de asamblea de socios y socias: Son las bases de datos análogas o automatizados que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de las personas naturales que se vinculan con la Fundación en calidad de socios. Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada.

Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos análogas o automatizadas que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de las personas naturales que se vinculan laboralmente a LA FUNDACIÓN. Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada sólo para los fines en que ha sido encomendada.

Bases de datos de Proveedores: Son las bases de datos análogas o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial, cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por LA FUNDACIÓN, para la adquisición de servicios y bienes demandados por LA FUNDACIÓN en el desarrollo del objeto social y actividad económica. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados, sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El Tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del Titular o su representante legal según sea el caso, la cual estará contenida en las cláusulas estipuladas para tal fin en los documentos de vinculación, prestación de servicios o contratos.

Bases de datos de comunidades receptoras de servicios: Son las bases de datos análogas o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de beneficiarias de servicios. Los datos de carácter privado consignados en esta base de datos requieren la autorización de su Titular. Dichas bases de datos pueden contener información sensible, por lo que será usada solo para los fines en que ha sido encomendada.

BASES DE DATOS AUTORIZADAS

La información de datos personales sensibles estará disponible para consulta y/o modificaciones en las bases de datos autorizadas así:

Página web: www.forjandofuturos.org

Las anteriores bases de datos cuentan con los mecanismos de seguridad necesarios para proteger los datos tales como: copias de seguridad, sistema centralizado, esquemas de contingencia y control de acceso por perfiles.

AVISOS DE PRIVACIDAD Y MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADO AL TRATAMIENTO.

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular estas políticas, LA FUNDACIÓN informará al Titular sobre su existencia y la forma de acceder a ellas mediante un aviso de privacidad. Este aviso será elaborado y comunicado conforme a la normativa de protección de datos y una copia de tal publicación será conservada como prueba en los archivos de Fundación FF.

Fundación FF cuenta con unas “Políticas de Seguridad de la Información” para asegurar el cumplimiento de los requisitos exigidos en materia de seguridad en el Tratamiento de datos personales. Estas políticas se entienden incorporadas a este documento y establecen los controles que son implementados por LA FUNDACIÓN para garantizar la seguridad de los datos personales mediante la adopción de procedimientos y medidas físicas, administrativas y jurídicas para garantizar el control de acceso, el procesamiento, la gestión de incidentes y lo relativo a auditorías de seguridad de la información personal.

TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo de su objeto social LA FUNDACIÓN establece vínculos y alianzas con otras personas jurídicas corresponsables del Tratamiento de los datos personales. En estos casos LA FUNDACIÓN extenderá a estas relaciones las obligaciones establecidas en estas políticas para los responsables y encargados del Tratamiento, y suscribirá los respectivos contratos de transmisión de datos personales para dar Tratamiento a nombre del responsable a los datos personales, conforme a los principios que los tutelan, salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que contengan datos personales y guardar confidencialidad respecto del Tratamiento.

LEGISLACIÓN APLICABLE

Constitución Política de Colombia: artículos 15 y 20.
Leyes 527 de 1999, 1266 de 2008, 1273 de 2009.
Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
Decretos reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de mayo 13 de 2014
Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional

ENTRADA EN VIGENCIA, PERIODO DE VIGENCIA Y MODIFICACIÓN

La presente política iniciará su vigencia el día 24 de julio de 2023 y tendrá validez mientras LA FUNDACIÓN ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de LA FUNDACIÓN, debiendo darse a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales dichas modificaciones, según instructivo que imparta la Superintendencia de Economía Solidaria, y serán publicadas de acuerdo con lo establecido por dicha Entidad.

NORA ISAEL SALDARRIAGA

Directora y Representante Legal